Dags att skrota de nationella ramavtalen

De senaste veckornas debatt i Computer Sweden avslöjar med all önskvärd tydlighet att de nationella ramavtalen inom it har spelat ut sin roll. Med målet om bättre offentliga affärer i sikte ser vi hellre enskilda upphandlingar eller lokal samverkan.

De stora inköpscentralerna, SKL Kommentus och Kammarkollegiet, upphandlar ramavtal för flera hundra organisationer och försöker täcka in alla möjliga behov som kan finnas utan att säkert veta vilka de är.

De lockar med en stor uppskattad volym, men det är högst osäkert hur mycket som verkligen kommer att efterfrågas. Trots osäkerheterna kring vilka behov som finns och vilka volymer som efterfrågas, begär man ändå att företagen ska lämna ett pris.

Det säger sig självt att det är svårt att räkna på en affär när kunden inte vet vad den behöver eller i vilken omfattning.

Normalt sett borde dessa förutsättningar leda till ett solklart ”no bid-beslut”, men i och med att inköpscentralerna upphandlar ramavtal för – åtminstone i teorin – hela den offentliga sektorn, väljer företag ändå att delta för att inte riskera att vara utestängda från den offentliga marknaden under flera år.

När beslutet väl är fattat görs givetvis allt för att vinna och leverantörerna anpassar sina anbud utifrån den utvärderingsmodell som gäller.

Det är en fullt förståelig och naturlig strategi, men en strategi som tyvärr inte är långsiktigt hållbar för vare sig de offentliga kunderna eller för it-branschen som helhet.

Konkurrensverket presenterade 2011 rapporten Osund strategisk anbudsgivning i offentlig upphandling, som bland annat poängterade att man måste skilja mellan osund och sund strategisk anbudsgivning.

I rapporten konstateras att det inte är osunt bara för att ”anbuds-givare anpassar sig till en utvärderingsmodell som är undermålig”. Exempel på sund strategisk anbudsgivning kan vara ”när en anbudsgivare har bättre information om kommande volymer än den offentliga inköparen. Anbudsgivaren kan då utnyttja denna kunskap och öka sina chanser att vinna upphandlingen, exempelvis genom att prissätta för lågt viktade produkter högt, och vice versa”.

Enligt Upphandlingsutredningen (SOU 2013:12) är två grundläggande motiv för inköpssamverkan att deltagande myndigheter kan uppnå bättre inköpsvillkor genom att större volymer efterfrågas samt att de kan reducera sina egna transaktionskostnader då de slipper upphandla själva.

För att realisera denna potential är det viktigt att de upphandlande myndigheterna ser på upphandling ur ett strategiskt perspektiv och bland annat frågar sig vilka varor och tjänster som är lämpliga för inköpssamverkan och vilka man bör upphandla på egen hand.

Inget av de ovan nämnda grundmotiven för inköpssamverkan kan anses vara uppfyllda om kraven i ramavtalet inte tillfredsställer deltagande myndigheters behov och således inte används. Inte heller om de uppskattade volymerna är så osäkra att det i princip är omöjligt för leverantörerna att räkna på affären.

Eftersom nämnda inköpscentraler finansieras genom avgifter som leverantörerna betalar är det lätt att misstänka jakten på intäkter som bakomliggande skäl för att behålla så många ramavtal som möjligt.

Man måste dock lägga intäktsjakten åt sidan och ärligt ställa sig frågan om ett så komplext tjänsteområde som it är lämpligt för nationell inköpssamverkan.

Utifrån hur det fungerar i dag är vi synnerligen skeptiska till det och ser hellre att enskilda organisationer upphandlar på egen hand eller samverkar lokalt.

Då finns i alla fall en realistisk möjlighet att göra en verklig volymuppskattning och att koppla kraven till de verkliga behoven. Något som behövs om man vill slippa anbud med priser kring noll och ingenting.

Niklas Fyhr, näringspolitisk expert på IT&Telekomföretagen

Artikeln publicerad i Computer Sweden 2013-10-24