IT-upphandlingar har stora brister

Offentliga upphandlingar av IT har stora brister som skapar problem för både upphandlare och leverantörer. Därför presenterar vi nu tio förslag för hur upphandlingarna kan bli bättre och mer förtroendefulla, skriver vd:ar för flera stora IT-företag.

Regeringen vill att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Den digitala agendan pekar ut riktningen och e-förvaltningsstrategin anger mål för statsförvaltningens förmåga att samverka digitalt och att transformera sig till att leverera förstklassig medborgarservice på ett så effektivt sätt som möjligt. Ska den offentliga sektorn få ta del av alla de möjligheter som IT erbjuder krävs dock att detta upphandlas på ett bättre och mer effektivt sätt.

Redan i dag omfattar enligt olika uppskattningar den offentliga upphandlingen av IT över 50 miljarder kronor årligen. Det är av största vikt att dessa pengar används på bästa sätt så att de offentliga verksamheterna får kvalitativa och kostnadseffektiva lösningar som både stödjer och utvecklar dess behov.

Tyvärr upplever branschen att den offentliga upphandlingen har stora brister som skapar problem både för upphandlare och leverantörer. En allvarlig konsekvens blir att allt fler potentiella leverantörer – inte minst små och mellanstora företag - avstår från att lämna anbud. Myndigheterna behöver å andra sidan också bli bättre på att tillgodogöra sig kompetenser, erfarenheter och leveransförmåga från globala IT-företag genom att exempelvis inte kräva att alla referenser ska ha utförts av leverantörens juridiska bolag i Sverige. Det leder till en sämre konkurrens, färre alternativ för köparna, och helt enkelt en risk för att upphandlaren inte har tillgång till de bästa leverantörerna och de mest innovativa lösningarna.

Bland de problem som i dag hindrar företag att ge de bästa anbuden finns exempelvis alltför detaljerade kravställningar som dessutom inte speglar de verkliga behoven, krav som inte kan följas upp, orimliga avtalsvillkor och otydliga utvärderingsmodeller.

De nationellt samordnade ramavtalen (upphandlade av inköpscentralerna vid Kammarkollegiet och SKL Kommentus) upplevs som ett särskilt problemområde. Osäkerhet om vilka myndigheter som avser att avropa på ramavtalen gör det svårt för företagen att bedöma såväl risker som möjligheter. Kraven i ramavtalen blir minsta gemensamma nämnare för flera myndigheter och risken blir att de inte passar bra för någon. Ramavtal är dock ett bra alternativ för mer standardiserade lösningar som inte kräver alltför komplexa avrop. Avrop från ramavtalen sker ofta via en så kallad förnyad konkurrensutsättning – inte sällan kommer då nya krav, specifika för myndigheten som helt ändrar förutsättningarna och ökar kostnaderna för företagen.

Branschorganisationen IT&Telekomföretagen presenterar den här veckan en rapport med tio förslag för en bättre offentlig upphandling. Förslagen handlar om en förbättrad kravställan och en mer utvecklad upphandlingsprocess – inte om att ändra lagstiftningen. En nyckelfaktor är ökat förtroende mellan upphandlande myndigheter och leverantörer. För detta krävs bättre dialog och större öppenhet. Exempelvis vill vi att myndigheter öppet publicerar samtliga sina inköp på webben. Mer kraft och resurser måste läggas på förarbetet inför upphandling och krav som inte kan eller avses följas upp ska inte ställas.

Upphandling är ett strategiskt verktyg för att säkerställa att verksamhetens behov tillgodoses och att de offentliga medlen används optimalt. Ett ökat strategiskt perspektiv kräver bättre styrning, ökade resurser till upphandlingsenheten, nya kompetenskrav på upphandlare och en bredare förståelse för upphandling inom hela den upphandlande myndigheten.

Många av de problem och förslag som nämns i rapporten lyfte branschen fram redan för fem år sedan, men förvånansvärt få förbättringar har åstadkommits. Vi företag i branschen har lösningar för en effektivare offentlig förvaltning och vill kunna erbjuda dessa. Sker ingen förbättring av upphandlingsprocessen kommer viljan att leverera minska och offentlig sektor blir utan de bästa och mest innovativa lösningarna och tjänsterna. Något som i slutändan drabbar oss alla.

Per Adolfsson, vd Microsoft Sverige
Johan Sandell, vd IBM Svenska AB
Kjell Ahlzén, vd HP Sverige
Lars-Åke Norling, vd Telenor Sverige
Åsa Landén Ericsson, vd Enfo Pointer AB
Stefan Bäcktorp, vd SFT Bredbandsgruppen AB
Magnus Larsson, vd Expander Business Consulting AB
Anders Englund, vd Attentec AB
Staffan Hanstorp, vd och koncernchef Addnode AB
Anne-Marie Fransson, Förbundsdirektör IT&Telekomföretagen inom Almega

Artikeln publicerad i Dagens Samhälle 28 maj 2013, öppnas i nytt fönster.