Expert: Många drar sig för att lämna anbud

Fler professionella inköpare och mindre fokus på juridiken. Det är medicinen för att få bättre offentliga upphandlingar, enligt Niklas Fyhr på IT & Telekomföretagen.

Att det finns stora brister inom upphandlingssystemet är något branschen har påtalat vid flera tillfällen. Det har också fått intresseorganisationen IT & Telekomföretagen att ta fram rapporten ”Bättre offentliga it-affärer”.

Niklas Fyhr, näringspolitisk expert på IT & Telekomföretagen, säger att det är medlemmarna som vill lyfta de här frågorna, men att det givetvis ligger i allas intresse att använda de offentliga pengarna på bästa sätt.

– Utgångspunkten är att vi vill komma bort från det juridiska fokus som råder bland så kallade experter. Idag har vi en snäv grupp upphandlare med mycket fokus på vad man får och vad man inte får göra istället för att fokusera på att göra en bra affär, och på själva inköpsarbetet, säger han.

Konskvensen av att upphandlingarna upplevs som krångliga blir att många drar sig för att lämna anbud.

– De som har svarat har sagt att det är för krångligt. Men vi tror att det är en upplevd begränsning för att det låter väldigt krångligt. Här måste man som köpare locka företag att vilja delta, säger Niklas Fyhr, som tycker att den köpande sidan har en hel del punkter som kan förbättras.

– Köparsidan måste utveckla sin inköpsprocess. Det finns en förtroendeklyfta mellan köpare och säljare där man inte upplever att de lämnade synpunkterna tas om hand på rätt sätt.

En slutsats rapporten kommer fram till är att det kan läggas betydligt mer krut på upphandlingarnas förarbete. Delvis behöver köparsidans kompetens bli bättre, men även här blir det tydligt att det ligger för mycket fokus på juridiken, enligt Niklas Fyhr.

– Det är många som efterfrågar jurister, men det är väldigt få som efterfrågar professionella inköpare. Det är egentligen inte så stor skillnad på privata och offentliga inköp. Om man pratar med privata inköpare, så brukar man säga att 80 procent av besparingarna i inköpen grundläggs i förarbetet. Och där hindrar inte lagen att man förbättrar det arbetet.

Så förarbetet är nyckeln?
– Ja, det är grunden till det. Det handlar om att göra en behovsanalys, förstå vad behovet är och göra en marknadsanalys och sedan se vad marknaden kan erbjuda. Ett bättre förberedelsearbete ger bättre kravställande och i slutändan bättre anbud och bättre avtal.

För att nå dit krävs även att de inköpsansvariga får mer inflytande i processen.

– Det måste bli en ledningsfråga där ledningen ger mandat åt inköpsorganisationen, idag är den mer en stödfunktion. Vi har pratat länge om att upphandling inte får den uppmärksamheten den behöver, utan den har ofta en rådgivande roll i utkanten av organisationen.

Intervjun publicerades i sin helhet på IDG:s webbplats 2013-05-29.